Tahapan dan Teknik Digitisasi dalam Pengelolaan Kearsipan
Dalam kearsipan, digitisasi dapat digambarkan sebagai proses alih media ke arsip digital. Digitisasi pada arsip kian penting untuk menyesuaikan perkembangan zaman dan teknologi yang semakin maju. Adanya digitasi arsip memudahkan proses pengelolaan, pengaksesan dan pencariannya. Dengan digitisasi kita dapat berjalan menuju era transformasi digital.
Pendigitisasian arsip tidak sembarang dilakukan. Dalam pelaksanaannya terdapat Teknik atau metode yang digunakan. Teknik atau metode inipun dapat berbeda-beda di setiap tempatnya. Dilansir melalui video ajar praktikum digitalisasi arsip dari Program Studi Manajemen Rekod dan Arsip di Universitas Indonesia, terdapat 4 tahapan penting dalam pelaksanaannya, yaitu:
Pada tahap ini terdapat dua tahap kegiatan utama, yaitu pembentukan tim proyek digitalisasi dan manajemen proyek. Pada pembentukan tim ini biasanya diisi oleh para arsiparis dan komite penasehat. Komite penasehat biasanya merupakan pimpinan unit kearsipan dan pimpinan pencipta arsip.
Kemudian pada manajemen proyek, tim proyek harus berdiskusi mengenai alur kerja digitalisasi arsip dan estimasi biaya dan waktu pengerjaannya. Tim proyek juga harus mengumpulkan pedoman terkait digitalisasi arsip dan membuat laporan kerja.
2. Proses sebelum digitasi
Pada tahap ini tim proyek akan melakukan seleksi terhadap arsip yang akan didigitasi. seleksi ini mencakup kegiatan penilaian arsip sesuai dengan pedoman yang ada kemudian memprioritaskan arsip berdasarkan kepentingan suatu arsip tersebut di organisasi. Kemudian seleksi fisik arsip yaitu menyeleksi apakah dokumen tersebut merupakan arsip. selanjutnya tim proyek mempersiapkan arsip yang akan didigitasi.
3. Konversi digital
Konversi digital ini dilakukan menggunakan scanner dan Teknik scanning. Sebelum memulai proses scanning, pastikan scanner sudah dibersihkan dan dikalibrasikan agar lebih optimal. Sebelum didigitasi, arsip perlu dipersiapkan terkait konten dan fisiknya terlebih dahulu. Yang dimaksud konten yaitu memastikan arsip yang akan didigitasi merupakan satu series yang sama atau merupakan satu kesatuan. Lalu, dalam hal fisik arsip perlu diperhatikan apakah ada benda yang dapat mengganggu proses digitasi dan memastikan arsip tidak dalam keadaan rusak, kotor, atau berjamur. Setelah proses persiapan selesai, arsip siap didigitasi.
Jika bentuk fisik arsip masih baik, scanning dapat dilakukan menggunakan scanner jenis flatbed atau jenis ADF. Saat akan melakukan proses scanning, pastikan juga resolusi, format, dan penamaan file sudah ditentukan dan sesuai dengan regulasi pada organisasi. Setelah di scan, hasil digitasi dapat diolah Kembali untuk memastikan kesesuaian dan standar kualitas yang ditetapkan.
Setelah digitasi dilakukan tahap terpenting yaitu quality assurance atau pengecekan kualitas arsip yang didigitasi. dapat juga ditambah dengan pengecekan hal lain seperti metadata. Orang yang memeriksapun diusahakan berbeda dengan orang yang mendigitasi arsip.
4. Pasca digitasi
Tahap terakhir yaitu tahap pasca digitasi yang mana pada tahap ini tim proyek membuat berita acara dan daftar arsip yang telah didigitasi. setelah ini tim proyek Bersama komite melakukan diskusi mengenai penilaian dan evaluasi dari kegiatan digitasi arsip ini.
Tahapan proses digitasi dan Teknik dalam video ajar Program Studi Manajemen Rekod dan Arsip di Universitas Indonesia dibahas dengan jelas. Untuk lebih lengkapnya lagi video tersebut dapat diakses melalui link di bawah ini
https://www.youtube.com/watch?v=ziNejqAq_9M
Digitasi arsip menjadi di organisasi menjadi hal yang kian penting untuk dilakukan karena selain menjaga data data milik suatu organisasi itu sendiri, digitisasi dapat meningkatkan efektivitas dan efisiensi dari suatu organisasi. Digitisasi juga membantu meminimalisir tempat penyimpanan dan memudahkan pencarian arsip. contoh dari penerapan digitisasi arsip ini ada pada organisasi Badan Kepegawaian Daerah Provinsi NTT dan Dinas Sejarah TNI AD.
Pada Badan Kepegawaian Daerah Provinsi NTT sudah mulai beralih ke arsip digital dan menetapkan target yang progresif untuk pendigitasian arsipnya. Teknik yang digunakan untuk melakukan digitasi ini yaitu scanning. Metode digitasi dan penghimpunan data yang dilakukan yaitu:
1. Pemusatan dan pemutakhiran data di Simpeg yang merupakan portal sistem informasi manajemen kepegawai
2. Scan dokumen.
3. Unggah data hasil scan
4. Menyimpan Kembali dokumen fisik ke tempatnya.
Proses scanning dapat menggunakan scanner, printer, ataupun kamera. Setelah discan, arsip harus ddiperiksa Kembali untuk memastikan kesesuaian dengan ketentuan yang berlaku. Penjelasan lebih lengkapnya dapat diakses melalui video yang telah diupload melalui Youtube pada link berikut,
https://www.youtube.com/watch?v=vNI0wYBp_rQ&t=509s
https://www.youtube.com/watch?v=UbRRB9riESU
Adapun Teknik digitasi yang dilakukan oleh Dinas Sejarah TNI AD dijalankan dengan langkah sebagai berikut:
1. Melaksanakan scanning dokumen sejarah yang telah dipersiapkan baik dalam bentuk lembaran maupun bundle
2. Petugas mengunggah data ke dalam server
3. Setelah data masuk server, data diolah Kembali dalam aplikasi layanan arsipk sesuai dengan pengelompokkan arsip.
Pemaparan lebih jelasnya dapat disimak melalui video yang dicantumkan di bawah ini:
https://www.youtube.com/watch?v=fXTA-lZzz0g
Jadi, dapat disimpulkan bahwa teknik yang digunakan di setiap pelaksanaan digitisasi yaitu scanning. Scanning dapat dilakukan melalui berbagai perangkat, seperti scanner, printer, maupun kamera. Tahapan atau metode digitasi yang ada pada setiap organisasi pun dapat berbeda-beda.
Siti Dinu Robiatul A
170404200025
Program studi Kearsipan Digital
Universitas Padjadjaran
Komentar
Posting Komentar